Peramalan SDM Itu Bukan Menebak-Nebak, Tetapi Membaca Data

Berapa banyak karyawan yang akan dibutuhkan perusahaan tahun depan, dan keterampilan apa yang harus mereka miliki? Jika jawabannya hanya berupa firasat, ada masalah yang sedang menunggu. Menurut saya, perusahaan kerap baru memikirkan urusan tenaga kerja ketika kebutuhannya sudah mendesak. Padahal, di sinilah peramalan sumber daya manusia (SDM) seharusnya mengambil peran.

Materi Perencanaan Sumber Daya Manusia yang saya pelajari menjelaskan bahwa perencanaan SDM pada dasarnya adalah proses peramalan yang sistematis. Prosesnya menghubungkan staf perusahaan dengan rencana strategisnya, agar tenaga kerja yang dimiliki cukup, berkualitas, dan kompeten untuk memenuhi tujuan perusahaan. Manfaatnya nyata: perusahaan dapat menjaga keunggulan kompetitif, menekan pergantian karyawan, dan menempatkan orang yang tepat pada waktu dan lokasi yang tepat.

Adapun peramalan diartikan sebagai upaya menentukan bagaimana keadaan masa depan akan memengaruhi operasi, perilaku manusia, dan hasil kegiatan. Dalam konteks SDM, peramalan ingin menjawab tiga hal sekaligus: apa yang dibutuhkan, keterampilan atau kemampuan apa yang diperlukan, dan berapa banyak karyawan yang dibutuhkan. Hasilnya menjadi dasar perencanaan jangka pendek, menengah, dan panjang. Menurut Gary Dessler dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia (2015), perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan upaya memperkirakan kebutuhan tenaga kerja agar organisasi memiliki orang yang tepat untuk menjalankan pekerjaannya.

Saya berpendapat, kata "ramalan" sering membuat orang keliru karena terdengar seperti menebak-nebak. Padahal, Dessler dalam Manajemen Sumber Daya Manusia (2015) menjelaskan bahwa peramalan tenaga kerja dilakukan melalui proses perencanaan yang menggunakan informasi dan analisis untuk memperkirakan kebutuhan SDM. Karena dikerjakan dengan cermat, risikonya dapat diminimalkan. Namun ada catatan penting: sebuah prediksi hanya bisa seakurat dan seandal fakta yang menjadi dasarnya. Artinya, peramalan yang baik bukan soal siapa yang paling berani memperkirakan, melainkan siapa yang paling serius mengumpulkan data.

Data itu pun harus dilihat dari dua sisi. Dari luar, ada kondisi ekonomi, faktor sosial, politik, dan hukum, perkembangan teknologi, serta pengaruh pesaing. Menurut Hadari Nawawi dalam buku Perencanaan SDM (2010), perencanaan SDM perlu memperhatikan berbagai faktor yang berasal dari lingkungan organisasi maupun kondisi internal organisasi. Materi yang saya pelajari juga mencontohkan bahwa penguasaan bahasa asing, khususnya bahasa Inggris, semakin penting sehingga perlu dipertimbangkan saat perusahaan mengembangkan SDM-nya. Dari dalam, ada rencana operasi dan strategi, desain organisasi dan pekerjaan, serta aspek kepegawaian seperti pensiun, PHK, kematian, karyawan yang sering absen, promosi, dan mutasi.

Perusahaan yang hanya menoleh kedalam bisa terkejut oleh perubahan diluar. Sebaliknya, yang hanya memandang ke luar bisa lupa bahwa karyawannya sendiri terus bergerak. Menurut Malayu Hasibuan dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia (2005), pengelolaan sumber daya manusia perlu disesuaikan dengan kebutuhan organisasi agar tujuan perusahaan dapat tercapai secara efektif. Tanpa SDM yang tepat dan kompetitif, strategi perusahaan sulit untuk dijalankan.

Satu hal yang menurut saya kerap terlewat adalah persediaan tenaga kerja yang sudah dimiliki. Nawawi dalam Perencanaan SDM (2010) menekankan pentingnya memperhatikan sumber daya manusia yang tersedia di dalam organisasi sebagai bagian dari proses perencanaan. Perusahaan perlu menelusuri sumber daya internal lebih dulu sebelum mencari personel dari sumber lain. Caranya dengan memetakan sebaran tenaga kerja di berbagai kelompok pekerjaan, persentase pekerja yang memiliki keterampilan khusus, serta perubahan yang diantisipasi akibat pemutusan hubungan kerja, promosi, transfer, dan PHK. Alat statistik yang disebut adalah matriks transisi, yang memperlihatkan ke mana perginya orang-orang dari setiap kelompok jabatan dan dari mana orang-orang di setiap kelompok itu berasal. Sederhana, tetapi sangat membantu.

Peramalan juga tidak boleh berhenti pada hitungan jumlah. Gary Dessler dalam Manajemen Sumber Daya Manusia (2015) menjelaskan bahwa analisis pekerjaan memberikan informasi mengenai tugas, tanggung jawab, dan persyaratan pekerjaan yang dapat digunakan dalam perencanaan tenaga kerja. Deskripsi pekerjaan membantu memperkirakan jumlah SDM yang dibutuhkan, sedangkan uraian tugas beserta wewenang dan tanggung jawabnya membantu meramalkan kompetensi, kemampuan, pendidikan, dan pengalaman yang diperlukan. Menurut saya, ini menegaskan bahwa kuantitas dan kualitas harus berjalan beriringan. Jumlah karyawan boleh cukup, tetapi jika kompetensinya tidak sesuai, tujuan perusahaan tetap sulit dicapai.

Lalu bagaimana langkahnya? Mengacu pada materi Perencanaan Sumber Daya Manusia yang saya pelajari dan sumber-sumber yang digunakan dalam pembahasan perencanaan SDM, terdapat lima tahap yang bisa langsung dipraktikkan. Pertama, tetapkan tujuan peramalan yang selaras dengan tujuan perusahaan, karena salah memilih tujuan membuat akurasi prediksi diragukan. Kedua, kumpulkan, analisis, dan nilai data yang diperlukan. Ketiga, pilih dua atau tiga teknik terbaik, lalu bandingkan dengan data bisnis sebelumnya untuk melihat mana yang paling akurat. Keempat, buat peramalan dengan metode yang terpilih. Kelima, catat kondisi aktual yang terjadi dan gunakan untuk menilai seberapa akurat prediksi tadi.

Kelima langkah itu perlu ditemani sikap yang lentur. Menurut Gary Dessler dalam Manajemen Sumber Daya Manusia (2015), perencanaan SDM perlu disesuaikan dengan perubahan kebutuhan organisasi dan kondisi lingkungan bisnis. Karena itu, teknik yang paling efektif di masa lalu belum tentu memberi hasil terbaik di masa depan, sehingga perusahaan harus siap memperbarui teknik peramalannya ketika data berubah. Peran pimpinan pun penting karena analisis tenaga kerja membutuhkan data yang memadai dari berbagai bagian organisasi.

Pada akhirnya, peramalan SDM bukan sekadar angka diatas kertas. Ia adalah peta jalan yang memastikan orang yang tepat, dengan kemampuan yang tepat, tersedia pada saat dibutuhkan. Perusahaan yang tekun mengumpulkan data, memetakan tenaga kerjanya, dan menguji ramalannya tidak sedang menebak masa depan, melainkan menyiapkan diri untuk menghadapinya. Karena itu, sebelum bertanya "siapa yang akan kita cari?", ada pertanyaan yang lebih dulu perlu dijawab: berapa banyak dan seperti apa SDM yang akan kita butuhkan?

Oleh: Nadzua Putri Sahila, Mahasiswi Universitas Pamulang Program Studi Manajemen